تعلم واستخدم الصيغ الأساسية في إكسل: دليل شامل للمبتدئين
إذا كنت جديدًا في عالم جداول البيانات أو تسعى لتعزيز مهاراتك، فإن فهم واستخدام الصيغ الأساسية في إكسل يمثل الخطوة الأولى نحو تحقيق أقصى استفادة من هذا البرنامج القوي. مايكروسوفت إكسل ليس مجرد أداة لترتيب البيانات، بل هو أداة تحليلية ومالية تستخدم على نطاق واسع. سواء كنت مصرفيًا استثماريًا أو محللًا ماليًا أو مجرد مستخدم عادي، فإن تعلم أساسيات إكسل سيمكنك من تحليل البيانات، ونمذجة البيانات المالية، وإنشاء عروض تقديمية فعالة. في هذا المقال، سنستعرض أهم هذه الأساسيات، ونقدم لك دليلًا شاملاً خطوة بخطوة.
أساسيات الصيغ الأساسية في إكسل
لتتمكن من فهم الصيغ الأساسية في إكسل، يجب أن تكون على دراية بمصطلحين أساسيين:
المعادلات
في إكسل، المعادلة هي عبارة عن تعبير رياضي يقوم بتنفيذ عمليات حسابية على قيم في خلية واحدة أو أكثر. على سبيل المثال، المعادلة البسيطة =A1+A2+A3 تقوم بجمع القيم الموجودة في الخلايا A1 و A2 و A3 معًا، لعرض ناتج الجمع.
الدوال
الدوال هي عبارة عن معادلات مُعدة مسبقًا في إكسل، تسهل عليك القيام بعمليات حسابية معقدة بسهولة. هذه الدوال مصممة لتبسيط العمليات الحسابية الشائعة، بدلاً من الاضطرار إلى كتابة معادلات طويلة يدويًا. على سبيل المثال، الدالة =SUM(A1:A3) تقوم بجمع جميع القيم في النطاق من A1 إلى A3، مما يوفر الوقت والجهد. تعلمك وكيفية استخدام الدوال المختلفة يمثل أحد جوانب فهم الصيغ الأساسية في إكسل.
1. خمس طرق فعالة لإدخال البيانات في إكسل باستخدام الصيغ الأساسية في إكسل
يمكنك تطبيق الصيغ الأساسية في إكسل بعدة طرق عند تحليل البيانات، كل منها يوفر لك مزايا خاصة. قبل أن تتعمق في المعادلات الأساسية، دعنا نستعرض بعض الأساليب التي تضمن لك بدءًا سلسًا في إكسل:
الإدخال المباشر
أبسط طريقة لإدخال معادلة في إكسل هي كتابتها مباشرةً في الخلية أو في شريط الصيغة. تبدأ أي صيغة بعلامة =، تليها اسم الدالة أو المعادلة.
يقدم إكسل ميزة ذكية وهي اقتراحات للدوال أثناء الكتابة. يمكنك الاختيار من هذه القائمة، ثم اضغط على مفتاح Tab لإضافة المزيد من الخيارات. تجنب الضغط على Enter مباشرةً؛ فقد يؤدي ذلك إلى ظهور خطأ في الاسم (#NAME؟). لذلك، ما عليك سوى تحديد الخلية وتعبئة الفراغات في شريط الصيغة لإتقان الصيغ الأساسية في إكسل.
استخدام “إدراج دالة” من علامة التبويب “صيغ”
للحصول على تحكم كامل في إدخال الدوال، يمكنك استخدام مربع حوار “إدراج دالة” في إكسل. انتقل إلى علامة التبويب “صيغ” واضغط على “إدراج دالة” (Insert Function). في مربع الحوار، ستجد العديد من الدوال التي تحتاج إليها لإنشاء تقارير مالية.
اختيار الدوال من علامة التبويب “صيغ”
يوفر هذا التبويب وصولاً سريعًا إلى الدوال التي تريدها. انقر على علامة التبويب “صيغ” في الشريط العلوي، ثم ابحث عن الدالة المناسبة في الفئة المطلوبة. توجد معظم الدوال في هذه القائمة، وإذا لم تجد ما تبحث عنه، يمكنك النقر فوق “دوال أخرى” (Other Functions) لعرض المزيد من الخيارات.
استخدام خيار “الجمع التلقائي” (AutoSum)
إذا كنت بحاجة لإجراء عمليات حسابية بسيطة، فإن أداة “الجمع التلقائي” هي خيارك الأفضل. اذهب إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” (Home) وحدد “الجمع التلقائي” من الزاوية اليمنى السفلية. بعد ذلك، انقر على السهم لإظهار أي دوال مخفية. يمكن أيضًا الوصول إلى هذا الخيار في علامة التبويب “صيغ” بعد خيار “إدراج دالة”.
الإدخال السريع
إذا كانت الدالة التي استخدمتها مؤخرًا هي ما تحتاجه مرة أخرى، اختر خيار “الدوال المستخدمة مؤخرًا” (Recently Used) بدلاً من كتابتها مرة أخرى. يظهر هذا الخيار كعنصر قائمة ثالث على علامة التبويب “صيغ” ، بجوار “الجمع التلقائي”.
2. الصيغ الأساسية في إكسل: دليل شامل
دالة SUM (الجمع)
دالة SUM هي الدالة الأولى التي يجب أن تتعلمها. في معظم الحالات، تقوم هذه الدالة بجمع قيم من نطاق من الأعمدة أو الصفوف. تعتبر هذه الدالة من الصيغ الأساسية في إكسل، الضرورية لإجراء العمليات الحسابية الأساسية.
=SUM (number1, [number2], …)
مثال:
“=SUM (A10:A12)” ستجمع هذه المعادلة كل القيم في النطاق من الخلية A10 إلى الخلية A12.
“=SUM (B2:G2)” تقوم هذه المعادلة بجمع جميع القيم الموجودة في النطاق من الخلية B2 إلى الخلية G2.
“=SUM(B2:B7, B9, B12:B15)” ستجمع هذه المعادلة قيم الخلايا B2 إلى B7، ثم تتجاوز قيمة الخلية B8، ثم تضيف قيمة B9، ثم تتجاهل قيم الخلايا B10 إلى B11، وأخيرًا تضيف قيم الخلايا B12 إلى B15.
“=SUM (A2:A8)” مقسومًا على 20، سيعطيك نتيجة يمكنك استخدامها لتحويل جزء من كسر إلى معادلة بسيطة.
استخدام دالة AVERAGE (المتوسط)
تساعد هذه الدالة في حساب المتوسط الحسابي لمجموعة بيانات معينة. على سبيل المثال، يمكنك حساب متوسط أداء المساهمين في مجموعة أسهم باستخدام المعادلة “=AVERAGE” متبوعة بالتنسيق (number1,2,3, وهكذا…).
مثال:
“=AVERAGE (B4:B12)” ستحسب المتوسط الحسابي لقيم الخلايا من B4 إلى B12.
دالة COUNT (العد)
تقوم دالة COUNT بعدد الخلايا التي تحتوي على قيم رقمية فقط.
على سبيل المثال، تقوم المعادلة =COUNT و(value1, [value2],) بحساب القيم الرقمية.
مثال:
COUNT (A: A) ستساعدك هذه الدالة في حساب جميع القيم الرقمية في العمود A. لحساب الصفوف، يجب عليك تغيير النطاق.
على سبيل المثال، يمكنك الآن حساب الصفوف باستخدام COUNT (A1:C1).
دالة COUNTA (العد الكلي)
تشبه COUNTA دالة COUNT، إلا أنها تحسب جميع الخلايا في نطاق معين، بغض النظر عن نوع البيانات التي تحتويها. على عكس دالة COUNT، التي تحسب فقط القيم الرقمية، تقوم COUNTA بعد الخلايا التي تحتوي على قيم رقمية، وتواريخ، وسلاسل نصية، وقيم منطقية، وأخطاء، وخلايا فارغة.
=COUNTA (value1, [value2], …)
مثال:
“COUNTA (C2:C13)” ستُحصي هذه المعادلة عدد الصفوف في العمود C من الصف 2 إلى الصف 13، بغض النظر عن نوع البيانات. ولكن، على عكس الدالة COUNT، لا يمكن للمستخدم عد عدد الصفوف بنفس المعادلة. عند تطبيق هذه المعادلة، يجب تعديل النطاق الموجود داخل الأقواس – على سبيل المثال، ستوفر المعادلة “COUNTA (C2:H2)” عددًا إجماليًا للقيمة من العمود C إلى العمود H. تتقاطع COUNTA مع الصيغ الأساسية في إكسل حيث أنها أساسية في إحصائيات البيانات.
دالة IF (إذا)
غالبًا ما يتم استخدام الدالة IF عند الرغبة في فرز البيانات بناءً على مجموعة من المعايير. تسمح لك دالة IF باستخدام المعادلات والدوال الأخرى.
على سبيل المثال، إذا استخدمت العبارة =IF متبوعة باختبار منطقي، فستحصل على نتائج صحيحة أو خاطئة. إذا كانت القيمة صحيحة، ستكون النتيجة صحيحة، وإذا كانت خاطئة، فستكون النتيجة خاطئة.
مثال:
=IF (J2K3, ‘TRUE’ else ‘FALSE’) – هذه الدالة تتحقق مما إذا كانت أي قيمة في الخلية K3 أكبر من القيمة في الخلية J2. بناءً على منطق الدالة، ستكون النتائج صحيحة أو خاطئة.
“=IF(B2>C2, True, False)” مثال على كيفية تفسير هذا المنطق. إذا كانت القيمة في الخلية B2 أكبر من قيمة الخلية C2، ستعرض هذه الدالة “نعم” في العمود الذي يتم إدخال المعادلة فيه؛ وإلا، ستعرض “خطأ” في الخلية.
دالة TRIM (تقليص المسافات)
تمنع دالة TRIM حدوث أخطاء في الدوال بسبب وجود مسافات غير ضرورية في البيانات. تعمل الدالة على إزالة المسافات الزائدة، وبالتالي فهي تحد من الأخطاء المحتملة. وعلى عكس الدوال الأخرى التي قد تعمل على مجموعة من الخلايا، فإن TRIM تعمل فقط على خلية واحدة. ولهذا قد تحتاج إلى تكرار TRIM لعدة خلايا.
Function like =TRIM (text)
مثال:
e.g., TRIM(A2): يزيل المسافات الزائدة في قيمة الخلية A2.
دالتي MAX و MIN (الحد الأقصى والحد الأدنى)
لتحديد أكبر وأصغر القيم في مجموعة من البيانات، يتم استخدام الدالتين Max و MIN على نطاق واسع. التنسيق هو:
أولاً، اكتب علامة “=”، ثم “MIN or MAX”، ثم حدد رقمًا أو نطاقًا.
مثال:
=MIN(c15:c20) ستمنحك هذه المعادلة الحد الأدنى للقيمة في النطاق من C15 إلى C20، ويمكنك الحصول على القيمة القصوى عن طريق استبدال “MIN” بـ “MAX.”
مثال:
“=MAX type” ثم اختر نطاقًا يبدأ بـ B2 وينتهي بـ C11 – وبالمثل، ستكتشف هذه الدالة أكبر رقم في النطاق المحدد.
3. اختصارات إكسل لتبسيط استخدام الصيغ الأساسية في إكسل
قبل أن نتعمق في اختصارات إكسل، من الجيد مراجعة المصطلحات القياسية للمكونات الرئيسية في إكسل.
الخلية هي أي من المربعات العديدة الموجودة في جدول بيانات إكسل.
الخلية النشطة (active cell) هي الخلية التي يختارها إكسل حاليًا. لا يمكن أن يكون هناك سوى خلية نشطة واحدة في أي لحظة.
النطاق (range) هو خلية أو مجموعة من الخلايا النشطة. إذا كان النطاق يحتوي على أكثر من خلية واحدة، فسيتم تمييز الخلية النشطة باللون الأبيض، بينما ستكون الخلايا الأخرى باللون الرمادي.
في إكسل، العمود هو مجموعة من الخلايا الرأسية التي يشار إليها بأحرف تتراوح من A إلى Z. بعد العمود Z، قد يكرر إكسل الأحرف مرة ثانية. وبالتالي، يأتي العمود AA بعد العمود Z ويسبقه العمود AB.
في إكسل، الصف هو مجموعة من الخلايا الأفقية التي يشار إليها بأرقام تتراوح من واحد إلى n. تختلف قيمة n وفقًا لنظام التشغيل وإصدار إكسل.
هناك أنواع عديدة مختلفة من البيانات في إكسل.
النص (text) يتكون من الأحرف وهو نوع من البيانات. يمكن العثور على الأرقام في بيانات النص. من ناحية أخرى، يجب استخدام هذه المبالغ مع الأحرف أو تعيينها يدويًا إلى نص.
الأرقام (numbers) هي تسجيلات تتكون بالكامل من أرقام. لا يُسمح للأحرف في البيانات من النوع الرقمي ولكن يُسمح بها في بيانات من النوع النصي.
في معلومات العملات / المحاسبة، يتم الجمع بين الأرقام ومعرّف العملة.
التواريخ (dates) هي أجزاء صغيرة من البيانات التي تعكس يومًا وفترة زمنية معينين. يمكن تنسيق التواريخ بعدة طرق في إكسل.
بيانات النسبة المئوية (Percentage) هي بيانات رقمية مُحولة إلى نسبة مئوية. يمكن تحويل هذه البيانات مرة أخرى إلى بيانات رقمية والعكس صحيح. نتيجة تحويل النسبة المئوية إلى عدد صحيح هي رقم عشري. على سبيل المثال، سيتم ترجمة 89 بالمائة إلى 0.89.
لماذا تستخدم اختصارات إكسل؟
عند العمل على نموذج إكسل، غالبًا ما يتم تجاهل استخدام مفاتيح اختصارات إكسل لزيادة الإنتاجية. عند استخدام مفاتيح الاختصارات هذه بدلاً من النقر فوق شريط الأدوات، فإنها تنفذ العديد من المهام التي تزيد الكفاءة والسرعة. بدلاً من تغيير يدك إلى المؤشر، ونقل الزر، والنقر عدة مرات، فكر في النقر على مفتاحين أو ثلاثة فقط على لوحة المفاتيح.
هناك مئات أو الآلاف من اختصارات إكسل التي يمكن استخدامها لتسهيل عملك وجعله أكثر كفاءة. يمكن استخدام هذه الاختصارات لتحديد موقع دالة معينة للتنقل بين جداول البيانات.
أمثلة على اختصارات إكسل
تُظهر هذه المجموعات من البيانات الأعمدة A إلى D والصفوف 1 إلى 4 فقط.
نظرًا لأن لقطة الشاشة المتوفرة تتضمن نطاق قيم من A2 إلى D2، فسيشار إلى هذا النطاق باسم شريط صيغة MS Excel (A2:D2).
لا يمكن أن تكون هناك سوى خلية نشطة واحدة في كل مرة، وبغض النظر عن عدد الخيارات التي يختارها المستخدم، ستكون الخلية النشطة برتقالية دائمًا.
- الخلايا من A2 إلى A4 تتضمن بيانات النص [Orange, Tomato, and the Potato]
- أيضا الخلايا من B1 إلى D2 تتضمن بيانات النص [Quantity, Price, and the Total Price]
- الخلايا من B2 إلى B4 وD2 إلى D4 تتضمن بيانات عملة، مُشار إليها بعلامة الدولار “$.”
