دفاتر و بطاقات المحاسبة العمومية
أ- سجل النفقات:
هو سجل تقوم المؤسسة العمومية بتسجيل النفقات عليه و يتم بناءا على حوالات الدفع مع إحترام تسلسل أرقامها، حيث يسجل رقم الحوالة و تاريخها و مبلغها الذي يسجل كذلك في العمود المخصص لحساب موضوع النفقة، مع وجوب تسجيل اسم المستفيد و يسمح لنا سجل النفقات من استنتاج المعلومات التالية:
– إجمالي نفقات اليوم.
– إجمالي النفقات منذ أول جانفي إلى غاية اليوم.
– إجمالي النفقات الخارجة عن إطار الميزانية.
– إجمالي نفقات كل حساب (حسب الباب و المادة و الفقرة)
ب- دفتر حساب البريد:
و تسجل فيه كل القسائم التي تم إستلام مبلغها عن طريق الحساب البريدي على هذا الدفتر مع بيان تاريخها، اسم الطرف الذي قام بدفع المبلغ و أخيرا قيمة المبلغ الذي يسجل على العمود الخاص بالإيرادات (المبالغ المدفوعة لفائدة الحساب) كما تسجل كل حوالات الدفع التي تم تسديدها عن طريق الصكوك البريدية وعلى دفتر حساب البريد مع بيان تاريخها (تاريخ التسجيل على الدفتر اليومي المكتبي) و اسم المستفيد و كذلك قيمة المبلغ و الذي يسجل على العمود المخصص للنفقات (المبالغ المسحوبة من الحساب).
و أخيرا يأخذ رصيد الليلة السابقة و تضاف له المبالغ التي تم تسجيلها اليوم على عمود الإيرادات ثم تطرح منه المبالغ التي تسجيلها اليوم على عمود النفقات فيتم الحصول على الرصيد الجديد و الذي هو الحساب البريدي على دفاتر المؤسسة.
جـ- دفتر حساب الخزينة:
يشبه إلى حد بعيد دفتر حساب البريد في شكل و مضمونه و دوره، إلا أنه غالبا ما يكون أقل منه حجما و ذلك لأن العمليات المالية التي تتم عن طريق حساب الخزينة يعتبر عددها قليلا بالنسبة للعمليات التي تتم طريق حساب البريد.
د- بطاقة متابعة النفقات:
و هي خاصة بكل حساب من حسابات النفقات المسجلة على الميزانية و يسجل عليها الاعتماد المفتوح للحساب و بعد تسجيل كل نفقة بناءا على حوالة الدفع، يتم طرح مبلغ هذه الأخيرة من آخر رصيد ليستنتج رصيد جديد، مما يسمح بمتابعة عملية تسديد النفقات حتى لا يكون هناك أي تجاوز للاعتماد المفتوح، و حتى لا يتم تسجيل أي نفقة في غير الحساب المخصص لها.
هـ- الدفتر المركزي:
و يعتبر أهم دفتر محاسبي على مستوى المؤسسة، فعند نهاية كل يوم و بعد عملية مراقبة و مراجعة حوالات الدفع، يقوم المحاسب العمومي بتسجيل الحوالات المذكورة على الدفتر و كذلك على الدفتر المكتبي، فيسجل مبلغ كل حالة و يعطيها رقما التسلسلي و الذي يسجل على الدفتر و كذلك على الحوالة، و يجمع كل مبالغ الحوالات المسجلة خلال اليوم فيحصل على إجمالي نفقات اليوم و بإضافة رصيد النفقات السابقة يحصل على إجمالي النفقات منذ أول جانفي إلى غاية اليوم.
كما يتم تسجيل المعلومات التالية:
– إجمالي إيرادات اليوم (يؤخذ من سجل الإيرادات).
– إجمالي النفقات منذ أول جانفي إلى غاية اليوم (يؤخذ من سجل النفقات).
– إجمالي نفقات اليوم (يؤخذ من دفتر حساب البريد).
– رصيد الحساب البريدي (يؤخذ من دفتر حساب الخزينة).
– رصيد الصندوق (بناءا على معاينة محتويات الصندوق الخاص بالسيولة النقدية)
– رصيد الليلة السابقة (يؤخذ من آخر صفحة للدفتر اليومي المكتبي الخاص بالسنة المالية السابقة).
و تقوم أهمية هذا الدفتر لكونه يعطي الوضعية الشاملة للحالة المالية للمؤسسة في أية لحظة كانت، كما يسمح للمحاسب العمومي بالتأكيد من الصحة التقنية للتسجيلات المحاسبية التي تمت على مستوى مصلحة خلال اليوم و ذلك بإجراء عملية الموازنة التالية:
– (رصيد آخر ليلة من السنة السابقة)+(إجمال الإيرادات منذ أول جانفي إلى غاية اليوم)- (إجمال النفقات منذ أول جانفي إلى غاية اليوم)= النتيجة الأولى.
– (رصيد الليلة السابقة)+(إيرادات اليوم)-(نفقات اليوم)= النتيجة الثانية.
– (التسبيقات)+(رصيد حساب البريد)+(رصيد حساب الخزينة) + (رصيد الصندوق)= النتيجة الثالثة.
فإذا كانت النتيجة الأولى= النتيجة الثانية= النتيجة الثالثة فهذا يعني بأن الموازنة تحققت و النتيجة المحصلة عليها تعتبر رصيد اليلية، أما إذا حدث العكس فهذا يعني بأن هناك خطأ ما قد وقع أثناء التسجيل و عليه فيجب مراجعة كل العمليات الحسابية أثناء اليوم.
و- دفتر الحسابات الخارجية عن إطار الميزانية:
و تسجيل عليه القسائم الخاصة بالحسابات الخارجية عن إطار الميزانية، و ذلك بتسجيل القسيمة و تاريخها ومبلغها و كذلك اسم الطرف الذي قام بعملية الدفع، مع تسجيل كل مبلغ على العمود المخصص للحساب المتعلق به في جانب الإيردات، و عند القيام بتسوية وضعية أي مبلغ من هذه المبالغ يتم تسجيله على جانب النفقات، وفي نفس العمود الخاص بنفس الحساب الذي سجل فيه المبلغ في جانب الإيرادات، مع توضيح رقم حوالة الدفع و مبالغها و اسم المستفيد منها و تاريخها.
و يسمح هذا الدفتر بتحديد رصيد كل حساب من الحسابات الخارجية عن إطار الميزانية، كما يسمح بوضع قائمة تفصيلية بالمبالغ لم تتم تسوية وضعيتها لسبب أو لآخر.
