دفاتر و بطاقات الأمر بالصرف
أ- بطاقة متابعة الطلبيات:
تفتح لكل حساب من نفقات الميزانية و تحمل هذه البطاقات المعلومات التالية:
– إسم المؤسسة.
– رقم الحساب.
– السنة المالية .
– بيان االحساب.
– الإعتماد المفتوح (مع الأخذ بعين الإعتبار كل التغيرات) فقبل تقديم الطلبية إلى المورد لابد من تسجيلها على هذه البطاقة، و ذلك بتسجيل رقمها و مبلغها و تاريخها إضافة إلى إسم المورد ثم القيام بطرح مبلغ الطلبية من الرصيد السابق للحصول على الرصيد الجديد و تسمح هذه البطاقة من التأكد من توفر الاعتماد الكافي لتغطية الطلبية مع تخصيص المبلغ الذي سيتم دفعه إلى المورد بعد تلبيتها كما تسمح بمتابعة وضعية الطلبيات حتى تأخذ كل القرارات المتعلقة بها في حينها في إطار القانون.
ب- بطاقة متابعة النفقات:
تفتح لكل حسابات مثلها مثل بطاقة متابعة الطلبيات فهما يحملان نفس المعلومات، إلا أنها تكون خاصة بحوالات الدفع التي يصدرها الآمر بالصرف وقبل تسليمها إلى المراقب المالي لابد من تسجيلها على هذه البطاقة و ذلك بتسجيل رقم الحوالة و اسم المستفيد منها و مبلغها و تاريخها.
و يتم الحصول على الرصيد الجديد للحساب بطرح مبلغ الحوالة من الرصيد السابق و تسمح هذه البطاقة للآمر بالصرف من التأكد من توفر الاعتماد الكافي و الذي يسمح للمحاسب العمومي بتسديد النفقة كما تسمح بمعرفة نسبة استهلاك الاعتماد المفتوح للحساب و التي تساعد الآمر بالصرف على إتخاذ القرارات اللازمة و في الوقت المناسب.
جـ- تسجيل النفقات:
يشبه إلى حد بعيد سجل النفقات المستعملة من طرف المحاسب العمومي إلا أنه لا يحتوي على الجانب الخاص بالحسابات الخارجة عن إطار الميزانية.
كما أن أرقام حوالات الدفع المسجلة هي الأرقام الخاصة بالآمر بالصرف.
يسمح هذا السجل للآمر بالصرف بمعرفة المبالغ التي أمر بصرفها و الخاصة بكل الحسابات و متابعتها إلى حين تسديدها من طرف المحاسب العمومي.
د- بطاقة المورد:
تفتح لكل مورد تتعامل معه المؤسسة، بطاقة المورد و ذلك على مستوى الأمر بالصرف، و تسجيل عليها المعلومات التالية:
– اسم المورد.
– عنوان المورد.
– رقم السجل التجاري.
– رقم الحساب البريدي أو البنكي.
– رقم الطلبية.
– رقم و تاريخ و مبلغ الفاتورة.
– رقم الحوالة و تاريخها.
