علاقة الرقابة بالتخطيط

علاقة الرقابة بالتخطيط

تعريف التخطيط

يعرف فايول التخطيط بأنه ” التنبؤ بالمستقبل والإستعداد له”[1] حيث يرى أن التنبؤ هو جزء من الإدارة

ويمكن تعريف التخطيط بأنه “التحديد المسبق لأسلوب العمل تحقيقا لهدف معين” [2]

أو هو ” الإختيار بين البدائل المختلفة لأسلوب العمل المستقبل سواء بالنسبة للمؤسسة ككل أو إلى قسم منها”[3]

ويمكن القول بأن التخطيط هو عملية ذهنية تسبق التنفيذ تتضمن التفكير فيما هو مستهدف، وكيفية التوصل إلى تحقيقه و بأي الأساليب يتم ذلك وبواسطة(من وأين) ويتم ترجمة كل هذا في خطة

حيث تعتبر الدليل المادي للفكر الإداري أي الناتج المادي لعملية الذهنية التخطيطية، فالخطة هي الإلتزام بإتباع مسار معين للتصرفات في المستقبل

وبالتالي قد تكون هذه الخطط طويلة الأجل (خطط إستراتيجية)، أو خطط متوسط أو قصيرة الأجل( خطط تشغيلية) .

مقومات التخطيط و علاقة الرقابة بالتخطيط

• الأهداف :

فالتخطيط يفترض أن يسبق تحديد الأهداف، ولا يكفي تحديد الأهداف ولكن فوق ذلك أن يكون هذا الهدف يتصف بدرجة عالية من الوضوح والتحديد والواقعية والتناسق والإنسجام والقابلية للقياس

ويترتب من توافر هذه الخصائص تحقيق قدر كبير من العائد وتسهيل تنسيق الأفراد

وتساعد على وضع خطط متكاملة فضلا على أنها مقياس لرقابة .

• السياسات:

وهي مجموع قواعد الموضعية من قبل الإدارة العليا لتوجيه سلوك المرؤوسين في معالجة الحالات المتكررة فهي أشبه بخرائط أو جمل عامة

ولهذا يجب أن تكون واضحة وقابلة للتطبيق متلائمة مع أهداف المشروع ومن فوائدها أنها توفر الوقت والجهد

وكما تعتبر وسيلة من وسائل الرقابة على أعمال المجموعات حيث تعبر مرجعا إداريا يجيب على كثير من الأسئلة .

• الإجراءات :

وهي التي تضع الخطوات والمراحل التفصيلية التي توضح كيفية وأسلوب إتمام الأعمال وتنفيذها والمسؤولية على التنفيذ

والفترة الزمنية لإتمام هذه الأعمال، فهي إذن خط سير لجميع الأعمال التي تتم داخل المنظمة لذلك يجب أن تكون واضحة

ودقيقة وبسيطة وسهلة ومرنة ومنسقة ومنسجمة، فجواز منح العامل إجازة سنوية لمدة أسبوعين يعتبر سياسة [4]

ولكن منح هذه الإجازة يخضع لعدة إجراءات لضمان عدم تأثر العمل

المجاز(مثل تقييم طلب، مراقبة المدير…)، وتكثر هذه إجراءات في المستويات الدنيا لأن العمل يحتاج إلى رقابة أكثر دقة

حيث أن هذه الإجراءات تقلل من حدوث الأخطاء .

• التنبؤ :

ومحاولة النظر إلى المستقبل من خلال صورة تعد في الحاضر، تحددها معالمها بناء على إفتراضات حول مستوى النشاط الإقتصادي والدخل القومي، التكنولوجيا…

وحتى لا تكون هذه الإفتراضات أو التنبؤات مجرد تخمينات يجب أن تكون ثمرة دراسة جادة

وتستند إلى المعلومات وبيانات دقيقة وكاملة وحديثة، وذلك من أجل تقليل نسبة الخطأ و الإنحرافات .

• البرامج الزمنية :

وهو ربط الخطة ببرنامج زمني يبين توقيت كل عملية، وما تستغرقه من وقت وفق تسلسل مبني على إرتباط العمليات مما يسهل عملية الرقابة .

• المراقبة والمتابعة :

أي يجب مواكبة عملية التنفيذ متابعة خطوات التنفيذ و مراقبة سير العمل فيها، حتى يتبين للمسؤولين عن الخطة مدى النجاح في تنفيذ كل مرحلة من مراحلها

وهل كانت الموارد المرصودة للتنفيذ كافية أم حدث عجز فيها ومقدار كفاءة الجهاز الإداري على التنفيذ

وتظهر أهمية تلك التابعة في حالة حدوث ظروف طارئة لم تكن في الحسبان، فيتحتم على الجهاز المسؤول عن الخطة التدخل بتعديل الخطة أو بإحلال خطة بديلة محلها تتماشى مع تلك الظروف الجديدة

كما يجب على القائمين على خطة بديلة محلها تتماشى مع تلك الظروف الجديدة، كما يجب على القائمين على الخطة تقييم سرعة ودقة التنفيذ في كل مرحلة يتم إنجازها من مراحل الخطة

وذلك لمعرفة أوجه القصور أو أسباب عدم الدقة في التنفيذ إذا وجدت للعمل على التخلص منها

وتجنبها في المراحل القادمة من الخطة وكل ذلك يسير في النهاية القيام بتقييم شامل للخطة ككل لإستخلاص مدى ما وصلت إليه من نجاح في تحقيق الأهداف المسطرة

ومن هنا تظهر العلاقة الموجودة بين التخطيط والرقابة  [5]

حيث لا يمكن تصور الواحدة دون الأخرى، لذلك سميت هاتين العمليتين بـ : توأم العملية الإدارية .

إن التخطيط يعتبر أساس الرقابة فهو يحدد ماذا يجب عمله أو بمعنى آخر يحدد مستويات الأداء المستهدفة والتي في ضوئها تتم عملية الرقابة

والرقابة هنا تكون بين مستويات الأداء الفعلي ومستويات الأداء المخطط .

بالإضافة إلى ذلك هناك العديد من أساليب التخطيط تستخدم في نفس الوقت للرقابة مثل شبكات الأعمال(PERT)

تحليل نقطة التعادل، الموازنات، خريطة…GANTT

وهكذا نجد أن علاقة الرقابة بالتخطيط هما عمليتان متكاملتان ومتداخلتان أو على حد توصيف “كونتز” وزملائه أنهما كطرفي المقص لايستخدام أحدهما دون الآخر [6]

المراجع و المصادر الخاصة بموضوع : علاقة الرقابة بالتخطيط

[1]    د.عبد الفتاح حسين،مبادئ الإدارة العامة، النهضة العربية ، القاهرة، 1976.، ص111 .

[2]  د.عبد الفتاح حسين،مبادئ الإدارة العامة، النهضة العربية ، القاهرة، 1976.، ص 112 .

[3] د.عبد السلام أبو قحف، أساسيات في الإدارة، المكتبة الاقتصادية،الدر الجامعية، 1995.، ص 06 .

[4]  د.محمد ناشد، المدخل إلى إدارة الأعمال، منشورات جامعية ،كلية الاقتصاد والتجارة ط 2 ،1981 . ، ص 423-424 .

[5]  د.محمد ناشد، المدخل إلى إدارة الأعمال، منشورات جامعية ،كلية الاقتصاد والتجارة ط 2 ،1981 .، ص 425 .

[6]  د.عبد الفتاح حسين،مبادئ الإدارة العامة، النهضة العربية ، القاهرة، 1976.ص274  .

مع تحيات موقع المكتبة الشاملة للمواضيع الأكاديمية